旅行
国际滑联旅游部通过传递信息协助各大学院系, 解释和解释旅行政策和程序, 处理旅行授权, 处理差旅费报销, 并保持准确的旅行记录. 我们将尽最大努力确保您在完整准确的费用报告被完全批准后的五个工作日内收到差旅费用报销.
大学公务旅行是指大学人员的旅行, 非大学人事, 当授权个人认为此类旅行符合旅行者和大学的电子游戏试玩和/或商业利益时，则允许学生. 这些费用包括交通费、住宿费、生活费和注册费. 旅客应遵守学校的政策和程序，包括费用的类型和金额. 为了使您的报销不纳税，您必须遵循ISU的规定 问责计划指引. ISU将只支付适当授权的旅行费用.
所有学生旅行, 包括当地的实地考察, 需要通过大学的旅行授权系统预先批准.
实地考察的信息也必须提交给风险管理办公室. 实地考察资料可于以下网址查阅: http://rbol.ftigo.com/budget/riskman.
国际旅行警告/警报:你所在地区的副校长或教务长 必须 审查和批准教师/员工/学生前往美国允许的国家/地区.S. State 部门 has issued a 旅行 Warning or Alert (see U.S. 国务院旅行警报). 此外，如果美国政府想要收购中国的股票，也需要获得批准.S. 国务院发布旅行警报或警告 后 最初的授权是批准的，但在实际旅行日期之前. 旅客有责任在出发前获得批准. 请参阅下面的国际旅行部分了解更多信息.
请浏览以下选项卡，了解更多有关大学的旅行政策和程序.
运输 & 住宿
运输 & 住宿
因公出差时，应使用最经济的交通和住宿方式. 点击下面的标题了解更多与交通和住宿相关的话题. 请注意，在维戈县范围内不提供旅行津贴.
旅游包
作为一种省钱的方式, 一些旅行者可能会考虑预订机票套餐, 在折扣网站如Expedia上预订酒店和/或租车, Orbitz或Priceline. 美国国税局要求每个旅行组成部分(机票、酒店、汽车等)的费用.)在供应商的分项声明中单独列出. 购买旅游套餐时, 确保获得逐项报表是很重要的，因为, 没有适当的证据, 费用报销将被视为应纳税收入，并将通过工资报销. 请参阅下面的航空公司旅行指南
航空旅行
所有使用大学资金的航空旅行必须通过大学首选的旅行社或在线提供商购买(参见下面的直接付款部分)。. 门票将直接支付给大学. 首选旅行社拥有熟悉大学指导方针和旅行程序的电子游戏试玩人员. 他们经过培训，能找到满足旅客需求的最低票价.
头等舱是不允许的.
机票升级和额外费用航空公司可能会为你提供多种选择，让你的飞行更舒适. 这些升级可能包括但不限于:
- 高级座位——腿部空间更大，更靠近飞机前部，等等.
- 提早入住
- 位置的变化
这种类型的费用只能解释为升级，超出了大学认为可报销的标准机票和行李费用. 如果您选择购买这些选项之一, 费用自理，不予报销.
机场停车
机场停车指引
对于旅客所发生的合理停车费用，应按长期停车费率补偿机场停车费用. 虽然列出全国甚至州内每个机场的停车费率是不切实际的, 这里有一些大学旅客在机场停车时应遵循的一般准则.
- 经济，长期，或有班车服务的外部停车场优先考虑.
- 大学将不退还额外收费或机场代客泊车费用.
- 请提供附有详细资料的收据.
查看以下网站获取有用的机场停车资源:
私人汽车
乘坐私人车辆的旅行按里程报销. 按里程支付的金额是用来补偿旅行者的磨损和汽油. 官方站点(起点)将是旅行者的永久办公室或家的位置, 取较小者. 当员工不走最短路线时, 必须在费用报告上说明原因. 里程报销将在Chrome River使用谷歌地图计算.
除了接送候选人或荣誉人士外，往返印第安纳波利斯机场的往返里程只允许报销一次. 在可能的情况下，大学员工应该在参加公共活动时共用一辆车.
使用私人车辆执行大学业务将根据当前的联邦里程费率进行报销(这些费率将在每次联邦费率变化时更新):
- 2023年1月1日至12月31日
- 前500英里的全额联邦费率(目前为65.5美分)
- 接下来的2500英里每英里联邦费率的一半(目前为32.75美分)
- 超过3000英里每英里0美分
- 2024年1月1日
- 前500英里的全额联邦费率(目前为67美分)
- 接下来的2500英里每英里联邦费率的一半(目前为33.5美分)
- 超过3000英里每英里0美分
ISU一般不报销在维戈县使用个人车辆的里程. 唯一的例外是，本地旅行是你工作的一部分，以支持大学赞助的活动，如参观当地学校或企业. 如果没有明确说明本地里程报销是你日常工作职责的一部分，可能需要额外的批准.
租赁车辆
如果在当地找不到合适的交通工具，在学校出差期间租车的费用可以报销, 或者由于路线或时间因素，这种租赁被认为比使用出租车或其他当地交通工具更有利于大学. 当你预定汽车时，你应该要求最便宜的实用车辆. 租车时不要购买额外的保险(见 ISU汽车保险单).
资格要求
为大学事务租用车辆, 所有司机必须年满25岁，并参加防范性驾驶课程. 要租一辆12人的面包车，司机必须在司机教育教练的指导下参加驾驶考试. 联系风险管理部门. 7946，或者去 风险管理办公室 网站.
直接计费租金
大学有直接计费合同 企业. [注意:你必须使用你的大学用户名和密码来访问企业网站.] 您必须有一个有效的旅行授权号码(TA)来直接支付租车费用. 当租车通过企业(沃巴什大道). 分支机构), 在把飞船送回企业号之前，你需要给飞船补充和接收时相同的燃料. 保存加油收据，并与费用报告一起提交. 请记住，由租赁机构收取的加油费用是非常昂贵的.
如果您对企业/国家直接计费有疑问, 请联系旅游客户专员(x3541)或Catherine Procarione (x3525).
其他租赁安排
租车时，不会直接通过企业计费, 记得在你租来的车还车之前给它加油，并保存好汽油收据以便报销. 租车公司收取的加油费非常贵. 您的收据将与差旅费用报告一起提交.
驱动和. 飞行规则
里程报销不能超过可比的30天提前购买机票的价格. 选择驾车而非乘飞机进行长途旅行的人员，可以在ISU正式业务的前一天和之后一天申领生活和住宿费用.
其他交通工具
除了商业航空公司和汽车，还有其他的旅行方式可供选择. 除非另有说明，否则预审批和费用报告流程是相同的. 保存与这些运输方式有关的所有收据.
- 火车票可报销到您目的地的最低机票费用.
- 公共汽车车票按车票的实际费用报销.
- 电单车里程的发还费率与私家车相同.
- 预告片, 房车, 或者露营车的里程数与私人拥有的车辆使用相同的费率报销, 加上空间租赁的实际成本. 拖车租赁或租赁是不报销的.
- 员工驾驶的飞机(无论是租用的还是私人拥有的)不被批准或报销.
- 包机是通过首选旅行供应商签订的合同.
住宿
在您预订之前，您将需要一个旅行授权(TA)号码. 预审批完成、批准并上传到Banner后，将发放助教号. 电子邮件每天都会发送给旅行者，并附上TA的号码.
重要的 -用个人信用卡支付的住宿费将在旅行结束后通过填写费用报告报销.
可补偿和. 无偿住宿
可收回的住宿
以下是可报销的住宿费用:
- 标准入住率
- 适用的税收
- 给家里打个3分钟的电话，说你已经安全到家了
- 酒店停车场
- 业务传真
- 商业影印收费
无偿住宿
以下是不可报销的住宿费用的例子:
- 电影
- 客房服务
- 迷你酒吧(酒精)
- 给小费
- 搬运工
合住一个房间
当与ISU员工或学生共用一个房间时, 只要在每一份有关的费用报告上注明，总房费只能由一名旅客申领.
如果每个人都要求按比例分摊总房费, 旅客需要要求以两人的名义开出一张酒店账单，显示两人的付款情况.
每个旅行者的费用报告必须反映出房间是与谁共享的.
待摊费用
待摊费用
注册费
注册费可通过以下方式缴纳:
采购卡: 支付注册费的首选方式是 购卡网站 (Procard). 如果注册费高于您的信用额度, 您需要通过支票或个人信用卡支付. 所有大学旅行必须在向Procard支付注册费之前获得批准. 请确保您在旅行前有预先批准.
有关Procard的政策和程序可以通过访问购卡网站找到. 有关此过程的其他问题，请联系分机的金 McCleary-Beams. 3519 or 金.McCleary-Beams@indpg电子游戏试玩.edu
检查要求: 如果没有通过支票申请使用Procard，学校将预付会议注册费. 将支票请求连同两份登记表转发给财务主任办公室的旅行部付款(一份邮寄) & 一份作为备份). 请预留五(5)天处理时间. 如果发生了不可报销的费用，通过注册费(配偶票), 娱乐, 等.)，必须以个人支票退还给大学.
个人支票/信用卡: 旅客可以用个人信用卡或支票预付登记费用, 但要等到旅行结束后才能报销.
游客应尽早登记，以预订会议、研讨会和住宿. 你可以登记与旅行有关的任何伙食, 比如圆桌讨论, 研讨会, 或扬声器. 会议注册费中包含的餐费不在报销单上报销.
如果表格中包含了“夜生活”的注册, 之旅, 或者其他类似的乐趣, 报名时要记住，这类活动被视为娱乐活动, 因此, 你自己付钱. 如果你在网上注册, 请务必在实际完成注册之前打印注册页，以用于支付生活费用.
Chrome河: 旅客可以预付费登记, 但要等到旅行结束后才能报销. 注册可以报销在Chrome River中创建的费用报告.
预支现金
预支现金只允许用于:
- 实地考察旅行
- 国外旅行
任何已经有现金预支的人都不能要求旅行现金预支.
要求预支现金
现金预支请求在Chrome River中通过预批准完成. 请参阅Chrome River欢迎页面的帮助部分列出的详细说明.
结清预支现金
所有预付现金必须在旅行结束后三十(30)天内结清. 现金预支结清在Chrome River的费用报告上完成. 请参阅Chrome River欢迎页面的帮助部分列出的详细说明.
Misc. 费用
Misc. 费用
旅行时, 除了机票以外，你还要支付其他费用, 会议注册, 住宿, 餐, 还有租车. 学校会报销你的一些杂项费用. 有些杂项费用是不能报销的. 通常最好在你花钱之前了解什么是可报销的，什么是不可报销的，并冒着发现大学的风险, 由法律规定, 无法报答你. 旅行前, 和你的部门核实一下, 查看下面的列表, 如果你对额外费用有特别的担忧，请联系旅行客户专员. 所有报销必须在旅行后60天内提交. (见 问责计划指引).
提醒:保存你所有的收据
可补偿费用
以下列出了一些最常见的可报销费用:
绕过
- 公交车
- 行李费
- 豪华轿车
- 停车-酒店的停车费可全额报销. 对于旅客所发生的合理停车费用，应按长期停车费率补偿机场停车费用. 看到 机场停车 有关额外的机场停车指引，请参阅“交通及住宿”.
- 航天飞机
- 出租车、优步、Lyft、拼车等.
- 通行费
通信
- 酒店的网络费用
- 商业用途的传真
国外旅行
- 护照和/或签证费
- 免疫接种
- 外币兑换费
无偿的费用
以下是一些旅客可能要自己承担的物品:
娱乐费用
- 为别人准备的饭菜
- 超过日常生活所需量的食物
- 酒精
- 烟草
- 录像，录像机，电视或收音机租赁
- 活动门票
- 往返娱乐活动的出租车或其他交通工具
个人支出
- 任何类型的保险
- 分配座位或提前登机的额外登机费
- 医疗及医院服务
- 从家到工作单位的通勤费用
- 额外的运输, 与大学旅行相关的酒店或其他个人旅行费用
- 私人电话
- 洗衣
补偿
补偿
点击下面的标题查看有关差旅费报销的信息.
在Chrome River中创建一个费用报告，要求报销大学公务差旅费. 员工不能从外部组织和大学报销相同的旅行费用. 请参阅Chrome River欢迎页面的帮助部分列出的详细说明.
报销旅费的时间安排
费用报告需要在预批准上列出的旅行最后一天之后不超过120天内提交. 之后提交的旅行 120天 的收入将成为应税收入，并且必须一次性处理. 联系 工资 有关详细信息,. (见 问责计划指引).
直接存款
员工必须注册直接存款以报销差旅费. 直接存款有助于节省大量费用，并提供一种更有效的支付方式. 减少通过美国银行发送的支票数量.S. 邮件和校园邮件也减少了丢失支票的可能性.
注册直接存款以报销旅费. 请注意:旅费报销直接存款与工资直接存款是分开的. 如有疑问，请联系旅游部门(分机:3541).
关于结清旅行现金预支的说明，请参见上文预支费用项下的现金预支.
生存
生活费用包括膳食、小费、搬运工和其他杂项杂费. 生活津贴根据住宿地点报销. Chrome River将根据城市自动计算Per Diem的比率, pg电子游戏试玩, 和/或已进入的国家. 大学商务过夜旅行的生活费将根据所有50个州和美国联邦政府的每日津贴标准.S. 地区(芋螺). 这包括在印第安纳州的旅行. 所有国外旅行将使用联邦国外旅行报销率(O芋螺). 所有需要遵守国家规定的旅行(国家补助)将按批准的国家每日补贴率报销. 生活津贴按住宿地点的适用费率支付. 如果一个城市没有在芋螺列表中找到，则适用最低的芋螺费率. 当日旅行pg电子游戏试玩开始，当日旅行pg电子游戏试玩结束, 费率将是一天生活费用的75%. 个人可以在ISU业务日期的前一天和一天之后申请生活和住宿.
申领生活津贴时, 旅行者应核实没有提供膳食. 例外情况是:
- 大陆式早餐
- 手指食物或开胃小菜
- 招待会
出席会议或会议时, 必须包括一份完整的议程，说明提供了哪些餐点. 如果提供餐点, 那顿饭不应索取生活费, 每日津贴必须通过从当天的津贴中扣除适当的膳食来调整.
- 早餐按适用房价的25%计算
- 午餐按适用价格的25%收费
- 晚餐:适用芋螺价格的50%
实际食品费用
只有当膳食费用低于或等于所允许的总生活费时，才可以报销膳食的实际费用. 必须提供收据. 大学不报销酒精饮料.
一日游的膳食(不过夜)
一般, 教职员工不允许报销任何一天(非过夜)旅行的生活或膳食收据. 在旅途中需要参加商务餐的场合, 实际膳食费用(而不是每日津贴)得到报销. 所有商务旅行餐费报销必须包括款待表和实际的食品收据. 在下列情况下，与一天或少于一天的旅行有关的合理膳食费用可申请报销:
- 当一顿饭在会议上, 会议或会议是议程的一部分，餐费之前未与注册费一起支付. 菜单和费用由活动组织者安排，索赔人无法控制. 需要收据和证明用餐是议程的一部分. 如果一个人正在为一组教职员工寻求报销, 所有员工的名字都应该写在招待表上.
- 当被指示或要求参加用餐时间的商务会议时, 包括社区或公共关系会议. 收据及招待表格，须清楚列明业务目的.
- 学生团体一日游的餐费可以按实际费用报销(与该城市目前的联邦每日费率相比应该是合理的)。. 要求提供详细的收据，并且付款请求必须说明费用是由学生团体旅行产生的. 陪伴并负责护理的大学教职员工或小组领导, 监护权, 或控股集团也有资格报销餐费. 学生人数必须大于教师人数. 当为多个员工申请单笔报销(收据)时, 所有员工的姓名都应在接待表上注明.
直接计费
直接计费
ISU旅游部与许多供应商合作，为旅行费用提供方便的直接计费选项. 点击下面的标题获取更多关于直接计费供应商的信息.
机票直接计费
爱途旅行社电话: 800-428-6186 / (317) 844-8735小时后: 866-203-5793 传真: 317-573-0679 Al之旅信息和培训 |
国际团体机票联系方式:英格丽德山米尔恩旅行 Ingrid.mountain@milnetravel.com 203-672-5977(台) 203-415-0304(细胞) |
租车直接计费
企业租车
免费不限日和周里程的商务旅行.
电话: 812-235-1527
[注意:你必须使用你的大学用户名和密码进入这个网站.]
必须有有效的驾驶执照吗, 你的助教成绩和完成风险管理的安全课程.
酒店直接计费
ISU与下面在特雷霍特列出的酒店有直接的计费安排.
以便收到以下列出的区域酒店的价格, 必须直接与各个酒店联系. 预订时需要旅行授权号码，以便将费用直接记入国际学生联盟.
注意: 下面列出的价格不含税. 酒店不免税.以下房价如有变动，酒店恕不另行通知.
特雷霍特酒店
蜡烛木套件
$90.每晚99美元/加税
沃巴什大街721号
Terre Haute, IN 47807
电话: (812) 234-3400 / 传真: (812) 234-3144
特鲁里街酒店
每晚89美元
41号公路南3040号
Terre Haute, IN 47802
电话: (812) 238-1206 / 传真: 相同
费尔菲尔德酒店
$89.每晚99英镑的大床或双人间
玛格丽特大街475号
Terre Haute, IN 47802
电话: (812) 235-2444 / 传真: 相同
希尔顿花园酒店
每晚119美元，包括自助早餐
沃巴什大街750号
Terre Haute, IN 47807
电话: (812) 234-8900 / 传真: (812) 234-8903
快捷假日酒店 & 套房
ISU每天可以享受15%的折扣. 您必须有旅行授权号码，并通知客人服务人员您是ISU的，以便获得此折扣.
乔福克斯街2645号
Terre Haute, IN 47803
电话: (812) 234-3200 / 传真: (812) 234-6070
首页2 套房 Terre Haute
$119.00 -标准间
$139.00 -豪华房
露西简巷2625号
Terre Haute, IN 47803
电话: (812) 814-4400 / 传真: 812-814-4420
Springhill 套房 by Marriott
每晚114美元
3304号美国41号公路南
Terre Haute,IN 47802
电话: (812) 235-0696